Compliance und interne Richtlinien
Wir unterstützen Geschäftskunden beim Aufbau, bei der Überprüfung, Umsetzung und laufenden Pflege interner Regelungen und Mechanismen zur Einhaltung regulatorischer Anforderungen. Unsere rechtliche Unterstützung umfasst sowohl die erstmalige Strukturierung des internen Compliance-Rahmens als auch dessen spätere Aktualisierung, praktische Anwendung und laufende Kontrolle. Ziel ist es, die Geschäftstätigkeit des Mandanten im Einklang mit den gesetzlichen Anforderungen, der Art seiner Tätigkeit und seinem spezifischen Risikoprofil zu organisieren.
Wir beraten und unterstützen in sämtlichen Fragen des Schutzes personenbezogener Daten sowie der Einhaltung der Anforderungen des europäischen und nationalen Datenschutzrechts. Wir erstellen Vorabprüfungen, interne Regelungen, Richtlinien, Datenschutzhinweise, Erklärungen, Vertragsklauseln und sonstige Dokumente, die mit der Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang stehen. Darüber hinaus überprüfen wir die Prozesse zur Erhebung, Nutzung, Speicherung und Sicherung personenbezogener Daten, unterstützen bei der Bestimmung der Rollen der an der Verarbeitung beteiligten Personen und Stellen und begleiten die Umsetzung der erforderlichen Maßnahmen, um die Tätigkeit des Mandanten mit den geltenden Anforderungen in Einklang zu bringen.
Wir beraten zu Maßnahmen zur Verhinderung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung einschließlich der gesetzlichen Pflichten der nach den einschlägigen Vorschriften verpflichteten Unternehmen und Personen. Wir unterstützen bei der Erstellung und Aktualisierung interner Regelungen, Verfahrensabläufe, Risikobewertungen, interner Kontrollmechanismen und sonstiger Dokumente, die zur Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen erforderlich sind. Darüber hinaus begleiten wir die praktische Umsetzung von Maßnahmen zur Erfüllung der Sorgfaltspflichten gegenüber Kunden, die Ermittlung wirtschaftlich Berechtigter, die Aufbewahrung von Informationen sowie die rechtssichere Organisation der internen Abläufe.
Wir unterstützen beim Aufbau und bei der Überprüfung interner Verfahren zur Identifizierung, Verifizierung und Klassifizierung von Kunden, Geschäftspartnern und wirtschaftlich Berechtigten. Unsere Beratung umfasst die Erhebung und Überprüfung von Informationen, die Risikobewertung, die regelmäßige Überprüfung sowie die laufende Überwachung der Geschäftsbeziehungen zu Kunden und Partnern. Ziel ist es, interne Prozesse zu schaffen, die in der Praxis funktionieren, in einem angemessenen Verhältnis zur Geschäftstätigkeit stehen und mit dem geltenden rechtlichen Rahmen übereinstimmen.
Wir unterstützen bei der Einrichtung und Umsetzung interner Meldekanäle und Verfahren für die Abgabe, Entgegennahme, Prüfung und Nachverfolgung von Meldungen über Verstöße. Wir erstellen die erforderlichen internen Regelungen, Hinweise, Vorlagen und Verfahrensbeschreibungen zum Schutz hinweisgebender Personen und zum Umgang mit den eingegangenen Informationen. Darüber hinaus beraten wir zur internen Organisation, zu den einzuhaltenden Fristen, zur Bestimmung der zuständigen Personen sowie zur Anwendung der Anforderungen im Zusammenhang mit Meldungen und internen Untersuchungen.
Wir entwerfen, überprüfen und aktualisieren interne Regelungen, Richtlinien, Verfahrensbeschreibungen, Register, Erklärungen, Hinweise, Anweisungen und sonstige Dokumente, die Bestandteil des internen regulatorischen Rahmens des Mandanten sind. Wir unterstützen bei der Erstellung einer Dokumentation, welche die tatsächliche Tätigkeit der Organisation, die Verteilung der Verantwortlichkeiten und die anwendbaren Prozesse zur Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen zutreffend abbildet. Soweit erforderlich, passen wir die Dokumentation an die Besonderheiten der jeweiligen Branche, die interne Organisationsstruktur und das konkrete regulatorische Risikoniveau an.
Unsere Unterstützung beschränkt sich nicht auf die Erstellung von Dokumenten, sondern umfasst auch deren praktische Umsetzung im täglichen Geschäftsbetrieb des Mandanten. Wir begleiten die Einführung interner Mechanismen zur Anwendung und Überwachung der Regelungen, führen Schulungen für Mitarbeiter und Führungskräfte durch und unterstützen bei der anschließenden Aktualisierung des internen Rahmens im Falle von Gesetzesänderungen oder einer Weiterentwicklung der Geschäftstätigkeit des Mandanten. Ziel ist es, ein Compliance-System zu schaffen, das tatsächlich wirksam ist und sich nicht auf die bloß formale Erfüllung gesetzlicher Anforderungen beschränkt.
Bei Bedarf leisten wir auch laufende externe Unterstützung in Fragen der regulatorischen Compliance. Dies umfasst insbesondere die Tätigkeit als externer Datenschutzexperte, die Beratung bei der Anwendung interner Regelungen sowie die Funktion als Ansprechpartner bei praktischen Fragen, behördlichen Prüfungen, Meldungen oder Vorfällen. Darüber hinaus unterstützen wir bei der Überprüfung und Aktualisierung bestehender interner Systeme, wenn Anhaltspunkte für eine mögliche Nichteinhaltung regulatorischer Anforderungen vorliegen oder im Zusammenhang mit einem konkreten regulatorischen Sachverhalt zeitnah rechtliche Maßnahmen erforderlich sind.
- Sie ein internes Compliance-System aufbauen oder aktualisieren möchten;
- Sie Ihre Geschäftstätigkeit mit den datenschutzrechtlichen Anforderungen in Einklang bringen müssen;
- Sie nach den geldwäscherechtlichen Vorschriften zu den Verpflichteten gehören oder in diesem Bereich interne Regelungen und Verfahren einführen möchten;
- Verfahren zur Identifizierung und Überprüfung von Kunden und Geschäftspartnern aufgebaut oder verbessert werden müssen;
- Sie einen internen Meldekanal und Regelungen zum Schutz hinweisgebender Personen einrichten müssen;
- Sie interne Regelungen, Verfahrensbeschreibungen, Register und Vorlagen für den Compliance-Bereich benötigen;
- Sie Schulungen für Ihr Team und eine tatsächliche Umsetzung bereits erstellter Regelungen wünschen;
- Sie laufende externe fachliche Unterstützung bei der Pflege und Aktualisierung Ihres internen Systems benötigen;
- ein regulatorisches Risiko, eine behördliche Prüfung, eine Meldung oder ein interner Vorfall eingetreten ist und rechtliche Unterstützung benötigt wird.
Kontaktieren Sie uns für eine zeitnahe Beratung und professionelle Unterstützung in Ihrer Angelegenheit.
